الارشفة المحوسبة
الارشفة المحوسبة
للمعلومات أهمية كبيرة في حياتنا، وعلى مدار
التاريخ والانسان يسعى جاهدا لتدوين وحفظ المعلومات التي اكتشفها، أو تعلمها، أو
استنتجها.
فنراه حيناً يحفظها على جدران الكهوف، وحينا على
جذوع الأشجار، أو على جلود الحيوانات المدبوغة، وغيرها الكثير. وسواء كان شكل
المعلومات نصاً، أو صوتاً، أو صورة، نراه يحفظها، ويخزنها حتى يتم تناقلها جغرافياً،
أو زمانياً بين الأجيال.
وكلما كانت المعلومات ذات أهمية أكبر، كانت وسائط
حفظها متعددة أكثر.
ولا أدل من ذلك من حفظ القرآن الكريم، فحينما وجد
خليفة رسول r،أبو
بكر رضي الله عنه، أن حفظة القرآن استشهد منهم الكثير، عمد إلى جمع الصحائف التي كان
مكتوب عليها القرآن، وجعلها في بيت عائشة رضى الله عنها.
وسائط حفظ المعلومات:
حفظت المعلومات على مدار التاريخ بوسائط عدة،
وقسمت إلى قسمين رئيسين:
1- وسائط ورقية: وظهرت
مع صناعة الورق من قبل الصينين.
2- وسائط محوسبة: وبدأ
استخدامها من خمسينيات القرن الماضي مع ظهور الحاسوب.
حفظ المعلومات يساعد على:
-
الإبقاء
على الإرث المعلوماتي للأمم، وإمكانية الرجوع اليه وقت الحاجة.
-
ونقل
المعلومات مكانياً، من مكان لآخر، او من بلد لآخر، او نقالها زمانياً، من جيل لآخر.
الأرشيف Archive:
مجموعة من المعلومات ذات الأهمية بأنواعها وأشكالها
وأحجامها المختلفة، تحفظ بشكل ورقي أو إلكتروني أو بالطريقتين بمكان ما.
عيوب الارشفة التقليدية "الورقية":
-
الحيز
المكاني الكبير.
-
الوقت
والجهد المبذولين في البحث كبيرٌ جداً.
-
استراتيجية
البحث تتابعية، من ملف لاخر.
-
عملية
التزوير ممكنة ولكن اصعب قليلا من الالكترونية.
-
عدم إمكانية
خدمة عدد كبير من المستخدمين، مثال ذلك لو ذهب عشرون مراجعاً الى دائرة الطابو، وأرادوا
استخراج ورقة طابو لممتلكاتهم، لكان من الصعب على موظف الطابو البحث في سجلات الطابو
لهؤلاء العشرين.
-
عملية
النسخ الاحتياطي صعبة جداً، وتأخذ الكثير من الوقت لعمل نسخة واحدة.
مزايا الارشفة المحوسبة:
-
الحيز
المكاني صغير جداً، "قرص ليزر- فلاش- قرص صلب"
-
الوقت والجهد
في البحث قليل جداً، مثال ذلك لو أردت عمل بحث عن " التكنولوجيا" على شبكة
الانترنت -باعتبارها أرشيف محوسب ضخم جداً- لوجدت أن عملية البحث تتم في أجزاء من
الثانية.
-
إستراتيجية
البحث مباشرة، حسب الكلمات المفتاحية.
-
عملية
التزوير سهلة.
-
يمكن
خدمة عدد كبير جدا من المستخدمين في نفس الوقت. مثال ذلك خدمة ألوف الطلاب في نفس
الوقت على موقع روافد، أو على الصفوف الافتراضية، باعتبارهما ارشيفان محوسبان.
-
يمكن
عمل مئات من النسخ الاحتياطية بكل سهولة وبوقت قصير جداً.
وفي هذا الجدول
مقارنة بين نوعي الارشفة
|
المعيار |
الأرشفة التقليدية |
الأرشفة المحوسبة |
|
الحيز
المكاني اللازم |
كبير |
صغير جداً |
|
الوقت
والجهد في البحث |
كبير جدا |
قليل جداً |
|
إستراتيجية
البحث |
تتابعية |
مباشرة |
|
عملية
التزوير |
صعبة |
سهلة |
|
تزامن
عدد المستخدمين |
قليل |
كثير |
|
إمكانية
النسخ الاحتياطية |
صعبة |
سهلة جداً |
علل:
أ. لماذا لجأ الانسان الى الأرشفة الإلكترونية
"المحوسبة".
1.كم معلومات هائل، أدى لزيادة عدد المستندات
الورقية. وبالتالي صعوبة التعامل معها.
2.تعرض المستندات الورقية للتلف وتغيير اللون مع الزمن.
3.صعوبة استرجاع المعلومات والبيانات.
ب. احتفاظ معظم المؤسسات بنسخ ورقية
عند تنفيذ أي معاملة.
سهولة تعرض المواد المؤرشفة حاسوبياً لعمليات
التزوير، والتلف، والتلاعب.
يتم تبادل البيانات المحوسبة بين
المؤسسات، عن طريق قواعد البيانات التي تقوم بتخزين ومعالجة البيانات حاسوبياً، وتبادلها
من خلال شبكات الحاسوب والانترنت.
أنواع قواعد البيانات:
قواعد البيانات المسطحة: عبارة عن جدول واحد فقط
فيه كافة الحقول المطلوبة.
مثل الجداول الالكترونية "اكسل Excel".
قواعد البيانات العلائقية: عبارة
عن مجموعة
من الجداول المنظمة تربطها علاقة فيما بينها. مثل
قواعد البيانات "أكسس Access"
أسئلة الدرس
1.ما الهدف من أرشفة المعلومات ؟
حفظ الارث المعلوماتي للأمم.
الرجوع إلى الأرشيف وقت الحاجة.
2.اذكر ثلاث من فوائد الأرشفة الإلكترونية.
- لا تحتاج إلى حيز مكاني كبير.
- سرعة الوصول للمعلومات.
- إمكانية خدمة عدد كبير جداً من المستخدمين في
نفس الوقت.
3.لماذا يفضل البعض استخدام ملفات pdf في الأرشفة الإلكترونية؟
- تحتفظ ملفات الـ PDF بشكل
الوثيقة نفسها، فهي تتعامل معها كصورة، مما يصعب التلاعب فيها او احداث تغييرات
عليها، علاوة لصغر حجم الملف الناتج، وإمكانية احتوائه على الاف الصفحات.
4.هل تعتبر أرشفة المعلومات أحد
مصادر بناء الحكومة الإلكترونية؟
نعم . فالمعلومات هي المصادر الأساسية لبنية
الأنظمة الإدارية للحكومة الالكترونية، وأرشفتها بوضعها في جداول وملفات تشكل
قواعد البيانات اللازمة لإنشاء الحكومة الالكترونية.
5.تقوم بعض دور النشر والكتب
باستخدام التقنيات الحديثة في تخزين بعض المعلومات لمنتجاتها، اذكر اثنتين منها.
-
الباركود
Bar Code.
رقم المنتج
-
رمز QR.
ومن الوسائط التي تتعامل معها المؤسسات لحفظ
معلوماتها، الأقراص الصلبة، الأقراص المدمجة، الذاكرة الوميضية "الفلاش".
